在不同時區工作時的12個時間管理技巧

跟蹤時區可能具有挑戰性。盡管我們已嘗試重新發明時區，但我們仍無法就通用系統達成一致。

然而，這通常不是問題，因為每個人都知道他們所在地區的時區。例如，在美國，東西方時差是三個小時。容易，對吧？

但是，如果您正在與分布在世界各地的遠程團隊合作怎么辦？

如果您在葡萄牙有同事，在印度有同事，則很難掌握時間。此外，團隊成員會發現在異步環境中更難協作，他們可能需要一段時間才能適應。此外，安排會議可能很困難，給那些必須參加的人帶來不便，尤其是在清晨或深夜。

可以說，與不同時區的隊友一起工作時，尋找合適的會面時間是一場充滿妥協的持久戰。

然而，從商業角度來看，很難反對跨多個時區運營。盡管存在挑戰，但好處遠遠大于缺點。一個優勢是您可以利用更廣泛、更多樣化的人才和技能。此外，您基本上可以全天候操作。

但是，您可以使用正確的工具和方法來克服這些挑戰。

1.立即將您的位置通知第三方。

您應該立即讓人們知道您居住在哪個時區。在自我介紹時，讓您的同事知道您的日程安排和首選的溝通渠道。您也可以利用這個機會設定界限。舉一個可以聯系到你的情況的例子——即使你下班了。

無法傳達您的日程安排？考慮與您的同齡人分享您的在線日歷，

或者，您可以將日歷鏈接放入您的在線個人資料中。為什么？您可以通過在您的電子郵件簽名、工作聊天資料、LinkedIn帳戶和Google個人資料中顯示您的辦公時間來避免誤解。

另外，不要忘記在必要時更新它們。您有責任分享您日程安排中的任何變化，無論您是換班還是提前下班。

2.明確傳達時區界限。

您需要幫助您的員工清楚地傳達他們喜歡的工作時間，并與他們一起工作的團隊設定界限，無論他們是在您的主要辦公室之外還是在混合團隊中工作。共享團隊日歷可能會有所幫助，因為每個人都可以看到彼此的空閑時間。

對于管理者來說，在團隊的工作時間內安排會議同樣重要。確保您的整個團隊能夠找到適合所有人的時間。確保不要讓分散的團隊成員在早上7點接聽電話，因為這對您來說很方便。

為了提高透明度和更好的協調，請使用允許團隊成員共享其工作日歷的工具。彌合任何文化交流差距的最佳方式是促進關于工作時間和期望的公開討論。鼓勵您的員工留出午休時間，并避免在工作時間以外查看工作電子郵件或Slack消息。

3.確定一個公平的會議時間。

跨時區工作時，設置公平的會議時間很重要。畢竟，如果在他們的正常工作時間之外，沒有人愿意在早上5點起床辦理登機手續或在晚上10點熬夜開會。

簡而言之，確保在設置會議時間時考慮到每個人的時區。如果沒有辦法讓每個人的會議時間都公平怎么辦？為了避免給同一個人重復帶來不便，您可能需要輪換開始時間。

4.理解同步和異步通信的區別。

在與分布式團隊合作時，了解同步和異步通信很重要。

同步通信（“sync”）過程允許同事實時響應并提供反饋。您可以通過電話、視頻聊天，甚至使用Slack或Microsoft Teams等即時消息平臺來完成此操作。

另一方面，異步通信是指在不同時間發送信息并延遲傳遞。例如，發送電子郵件或留下語音消息，以便他們在方便時回復。

盡可能利用異步。

只要有可能，在遠程工作時培養異步通信的能力就很重要。無論您的整個團隊位于何處，也無論您位于哪個時區或地理位置，有效的異步通信都可以讓您有效地保持聯系。

異步通信的技巧：

• 每個請求都應該從您需要什么以及為什么需要它開始。通過坦誠相待，其他人會知道您期望什么樣的承諾。
• 發送Loom視頻而不是開會來討論信息和征求反饋?；貜蜁r，人們可以以文本格式發送或上傳自己的Loom視頻。
• 邀請人們評論和協作處理Google文檔等文檔。
• 您可以使用會議安排軟件或Doodle之類的工具來安排面對面的會議，以便為每個人找到最佳時間。

5.考慮適應不同時區的輪班或工作日。

假設您在一個國家/地區工作，但您的一半團隊位于另一個國家/地區?？紤]在辦公室工作半天，然后每周在晚上或清晨遠程工作一天或多天。通常稱為輪班制，這涉及在您所在的時區工作一天的部分時間，然后在另一個團隊的時區工作一天的部分時間。

通過拆分日程安排，您可以更方便地與不同時區的同事開會，而不會忽視您當地的團隊。此外，您無需熬夜也能與您的國際部門保持聯系。

如果您在兩個相交不多的時區工作怎么辦？與其連續工作相同的小時數，不如將輪班分成兩班。

或者，您可以決定每周花幾天時間按照另一個國際團隊的日程安排工作。例如，您可以在歐洲、中東和非洲地區(EMEA)方便的日子工作。因此，您在早上6點開始工作但是，您將在下午3點之前完成只需預訂一個標題為“EMEA時間：美國東部時間早上6點到下午3點”的全天活動，以避免被您所在時間段的人預訂區。

6.明確指定日期和時間。

如果討論中有不同的時區，請盡量準確地說明時間和日期。當提到特定時間時，閱讀您消息的每個人都需要知道它。

例如，問“我們可以在你的時間下周三上午11點見面嗎？”不如問“我們可以在美國東部時間下周三上午11點見面嗎？”

為了讓大家了解不同的時間，使用一個簡單的時區轉換工具。

確保在用外語書寫時不要混淆上午和下午時間或使用羅馬數字。盡管聽起來像是一個小細節，但這可能會導致混亂和不必要的壓力。

額外提示：決定使用哪個時區。

即使您仍然應該知道其他人的時區，為您的公司設置一個官方時區也有助于減少誤解。

會議可以根據每個經理的個人時區來安排，讓每個人都爭先恐后地想出自己的時區。擁有官方時區意味著每個人都將使用相同的時區來設置和溝通截止日期和會議，無論他們身在何處。通過這樣做，員工可以快速確定他們所在位置和辦公室之間的時差。

7.建立內部維基。

實時信息和上下文不應僅限于一次性視頻和屏幕截圖。Notion、Confluence甚至Google Drive都可以用于在內部wiki上記錄最佳實踐和流程。

文檔并不是您可以使用wiki做的唯一事情。使用它們也是共享會議記錄、達成共識和收集反饋的有效方式。作為創建wiki的結果，您將能夠創建透明度并激發想法和反饋的持續流動。

8.使用在線日歷。

在與遠程團隊成員進行約會或會面時，通常會浪費大量時間等待確認。時區差異使得獲得實時響應變得更加困難。如果對方住在世界的另一端，您可能要等到下一個工作日才能收到他們的消息。電子郵件交換甚至可能需要一周時間才能確定約會。

值得慶幸的是，Google Calendar和Calendar等工具解決了這個問題。

以日歷為例。

當您需要安排會議時，日歷會在您連接的日歷中搜索空閑時間段。添加或刪除時間以及選擇會議長度是可自定義的選項。還可以包括會議地點選項，例如實際地址、電話號碼或Zoom鏈接。

做出偏好后，您的空閑時間可以通過電子郵件發送給與會者。通過點擊一個時間，他們可以保留它，日歷會將它添加到您的日歷中并通過電子郵件發送給與會者。

9.避免微觀管理并設定適當的期望。

圍繞工作重新配置期望也意味著跨時區工作。由于時差，您的員工可能無法立即回復他們的請求。為了幫助遠程同事感受到尊重，他們應該在發送即時消息或電子郵件之前確定任務的緊迫性。通過這樣做，他們會在工作中感到更受贊賞，壓力更小，更滿足。

人們與同事保持聯系的另一種好方法是安排電子郵件或即時消息在工作時間到達。如果需要在工作時間之前或之后發送消息，可以在許多通信平臺上提前安排。

為您的員工提供這些工具，以便他們可以有效地使用它們。因此，您將能夠彌合任何文化交流上的差距，從而打造一個更加尊重他人、更加高效的工作環境。

10.注意文化規范。

了解貴公司擁有遠程員工的國家/地區的文化規范和傳統非常重要。由于這些文化差異，他們可能會工作不同的時間、慶祝不同的假期或進行不同的交流。

為了創建一個有凝聚力的團隊，展示對文化差異的理解很重要。

11.如果您需要發送計劃外的消息，請耐心等待。

當處于不同時區的同事起床或睡覺時，不應立即發送電子郵件和消息。因此，許多全球員工在完成工作后會暫停即時消息通知，或者在完成工作后關閉工作設備。

要求您的隊友隨時待命并不能營造良好的公司文化，而且可能會損害士氣。您可以通過在下班后盡量減少消息傳遞來避免這種情況，如果您沒有立即得到答復，請耐心等待。很有可能真正優秀的隊友第二天開始工作時會聯系你。

12.玩得開心。

跨時區協調可能具有挑戰性。然而，花時間享受樂趣和談論工作是非常值得的。

在任何工作環境中，人際關系都能促進信任、加強協作并提高生產力。不過，對于遠程團隊而言，這一點尤其重要。與同事建立社交關系不僅僅是對抗孤立。此外，它還減少了提問、獲得幫助和承擔風險的障礙。

花時間與您的隊友一對一或以小組形式喝虛擬咖啡，并為整個團隊安排在線游戲之夜。如果您的團隊部分偏遠，請考慮為節日聚會或季度社交等活動提供撥入選項。如果您愿意，甚至可以將您的Meeting Owl帶到歡樂時光。

無論哪種情況，請確保您的遠程員工獲得特殊待遇，例如cookie。你也可以給他們一個預算來購買他們自己的點心，這樣他們就會覺得自己是派對的一部分。