如何創建有效的工作日歷

我們的日歷是完成任務、提高工作效率和安排時間優先級的重要工具。此外，它們在與他人合作、按時完成任務以及提醒我們即將發生的事件時發揮著重要作用。除了幫助我們實現短期目標外，日歷對于實現我們設定的長期目標至關重要。

但是，時間表如何才能有效？理想情況下，它有助于在您和日歷之間建立??令人滿意且富有成效的關系。話雖如此，這里有15個有用的提示，可幫助您高效且有效地使用它。

1.選擇正確的日歷。

在創建成功的工作日歷之前，您首先必須決定要使用哪種類型的日歷。通常，有兩種類型的日歷：紙質的和電子的。與傳統的筆和紙日歷不同，電子數字日歷允許您同時跟蹤多個任務、設置提醒和創建任務依賴列表。

為了我的錢，我建議你下載一個日歷應用程序。為什么？它旨在幫助您安排時間。通過在日歷中創建塊，您可以計劃您的一天并保持井井有條。共享信息的能力是日歷工具的另一個重要方面。

更重要的是，日歷應用程序可以從任何地方訪問，并且它們具有人工智能功能。AI能夠預測重復發生的事件、了解您的日程安排習慣以及管理云網絡。

2.確定任務的優先級。

我想強調的是，只有當你非常清楚自己的優先事項時，日程安排才會有效。原因？如果您不安排重要的任務，即使是最好的安排也不會帶來預期的結果。

選擇日歷后，您應該分析您的任務。在制定工作時間表時——這絕對是至關重要的。畢竟，隨機安排任務會加劇糟糕的安排情況。結果，你會在一些項目上浪費時間，而重要的項目會被忽視。

在您的任務分析過程中，以下是創建時間表的關鍵：

• 每個任務的重要性。創建時間表時，請將最重要的任務置于最高優先級。為了實現這一目標，您必須首先了解每項任務如何融入您的整體工作計劃。在創建時間管理時間表時，請根據它們的重要性對它們進行優先排序。
• 每個任務的持續時間。創建時間表時，您是在有限的時間范圍內工作。因此，要確定日歷塊應該有多大，請考慮每項任務需要多長時間。
• 各種相互依賴的任務。在您的日程安排中，考慮每項任務如何與其他任務聯系起來。最后，在準備好提供報告的數據之前，無法發送報告。你可以通過向前思考（未來重要的事情）和向后思考（在你做你需要做的事情之前必須發生的事情）來安排時間。

每個人都以不同的方式進行任務分析。例如，您可以根據任務所需的時間對任務進行分組。如果您有幾個要安排的時間，您可以考慮安排幾個十分鐘的電話接連進行。有必要單獨關注持續一整天的事件。

調度過程還應該考慮完成的優先級。假設現在是6月22日。智能日歷不會將新年的業務目標作為營銷策略的優先事項。換句話說，在關注未來項目的同時，需要謹慎平衡。

3.評估您的可用性。

一旦您分析了需要安排的事件，您就可以開始關注時間本身。從本質上講，這意味著找出您需要在已確定的任務上花費多少時間。任務有很多種，例如項目、會議、旅行和社交活動。一般來說，可以分為工作、個人和旅行。

您很有可能在特定時間安排特定事件。您可以按照以下建議有效分配時間：

• 在工作日的工作時間，您可能更愿意安排工作任務。如果您正在尋求工作與生活的平衡，請考慮僅在周一至周五安排這些任務。
• 在早上或晚上，您可能更愿意預訂您的旅行時間。在其他日子里，這避免了一天中午的日程安排沖突。
• 強烈建議將空閑時間用于專注的工作，以實現有效的日程安排。如果你的日歷上滿是協作時間，你將無法進行導致偉大結果的深入思考。

當你安排任務時，你也應該考慮你的總時間。根據任務的不同，您可能有幾個月的時間來完成它。也可以只為一天制定一個時間表。在這里，合理是關鍵。

您應該計劃在合理的時間內工作。此外，過度投入會讓你失敗。確保你的時間表是現實的，這樣你就可以經常堅持下去。確保你的時間表是現實的，這樣你就可以經常堅持下去。

4.任務要與時間相匹配。

制作有效的工作日歷涉及將任務與時間相匹配。根據您對要安排的項目的排名，您評估了您的可用時間。一旦任務與可用時間相匹配，下一步就是確保資源安全。

所有這一切都回到了你如何優先考慮你的任務。根據截止日期將事件添加到您的日歷將幫助您掌握優先事項。如果您按時間安排，則應首先計劃持續時間長或持續時間短的任務。每當您計劃時，一天一次。

遵循對您最有效的計劃規則，可以制定易于遵守的現實時間表。確保在安排任務和事件時將它們牢記在心。結果將是一個易于遵循的清晰時間表。

5.在日歷上為特定任務劃出時間或“核心時間”。

您可以安排一天中的特定時間段來完成平凡的任務，或者只是為了避免在指定時間段內受到干擾。

例如，公司越來越普遍地實施“核心時間”時間表，在此期間，員工應在上午10點至下午2點或下午1點至4點之間在線進行項目協作。換句話說，這些時間之后的任何時間都是無會議區，可以提高工作效率并防止因持續在線互動而導致的倦怠。

“我的一個提高效率的秘訣很明顯，但對我幫助很大。這只是日歷阻塞，但要非常具體，”英國LinkedIn品牌營銷主管ZaraEaston說。“有時我有這五個相當單調的任務，但我需要完成它們。我把它們捆綁在一起，把它從我的日歷中屏蔽掉，并確保我關閉其他所有東西，所以我專注于完成它。”

6.讓你的日子有主題。

花幾分鐘時間查看您的日歷。您列出的幾乎所有事情都發生在不同的地點，需要不同的技能和資源。結果？你浪費了很多時間。

例如，召開下午會議意味著停止您正在做的事情以參加會議。此外，您需要時間準備和可能的通勤。此外，重新專注于您的下一個任務需要在會后時間。

有了主題日，您就可以避免在心理上換檔，因為您知道自己在做什么以及什么時候做。例如，在星期一，您可能會花時間寫博客文章，在星期二，您可能會安排所有會議，而在星期三，您可能會進行營銷。

7.遵循52/17規則。

那些效率最高的人工作52分鐘，然后休息17分鐘。

該管理工具如此有效的部分原因如下：

縮短工作時間的第一個好處是您可以更有目的性地工作。這類似于在比賽結束時的沖刺。在這52分鐘內，您唯一關注的是完成任務。

第二個原因是在沖刺后你需要時間喘口氣。為了正常運作，我們的大腦不能一直工作。一段時間后，我們的身體會變得疲倦和無聊。我們的大腦每隔一小時左右就需要休息一下，以充電和休息。

8.安排詳細任務。

一個明確的描述性任務在你的日歷上比一個籠統的任務要有效得多。例如，假設您正在創建的項目涉及獲取媒體中提到的特定產品、服務或事件。你不能只在你的日歷中輸入“獲得媒體提及”然后就這樣了。除了含糊之外，這種類型的條目很明顯，因為它只告訴您已經知道的內容。

在適當的條目中，此任務可能被寫為“聯系五家媒體出版物”或“聯系當地媒體協會的公關人員Waters夫人”。

通過描述性任務，您可以獲得隨時可用的任務，這些任務正等待您完成。因此，即使他或她最初沒有被分配這項任務，團隊中的任何人都能夠完全理解需要做什么。

9.添加緩沖時間。

為您的日歷添加時間緩沖區，而不是立即從一項跳到下一項。在這些時段，您可以吃點零食、通勤、準備或只是休息。例如，在兩次會議之間安排一個小時，可以安排旅行時間、反思和準備時間。

10.把可控的任務放在你的日歷上。

在生活中，有些事情是我們無法控制的。雖然我們無法控制一切，但有些事情我們可以控制，比如日程安排。當您安排可以直接或間接控制的任務時，作為項目經理創建日歷將是最有效的。在安排相互依賴且時間敏感的任務時，尤其如此。

當您控制日歷中的任務時，您就消除了控制任務的人決定更改其進度的情況。這種情況只會破壞您的整個日歷。

11.用顏色標記你的日歷。

由于日歷上的項目很多，可能很難快速區分它們。為了使您的日歷更易于理解，請對其進行顏色編碼。對于與工作相關的任務，您可以使用紅色，對于會議和社會義務，您可以使用藍色。

此外，您可以使用粗體和全部大寫來強調重要的日期和截止日期。使用您的日歷，您可以查看未來一天、一周或一個月的優先事項。

12.高風險任務應在項目早期安排。

幾乎每個項目都存在風險，可能會在您最意想不到的時候造成延誤。因此，建議提前計劃任何突發事件。越早安排，項目成功的機會就越大。

總的來說，有風險的任務應該盡早安排，而不是順其自然。因此，您將有足夠的時間來解決整個項目中可能出現的任何問題。

13.與他人分享您的日歷。

確保您的日歷可以與他人共享非常重要，無論是與您的配偶、業務合作伙伴還是虛擬助理。通過這樣做，每個人都會知道您何時在開會、旅行或可以接聽快速電話。

共享日歷的另一個原因？想象一下，您和您的商業伙伴被邀請與一位潛在投資者會面。您只需要將事件添加到共享日歷?，F在沒有必要給他們打電話、發短信或發電子郵件了。除了收到會議的詳細信息外，他們還會收到一個日歷通知，讓他們可以選擇接受或拒絕。

14.只在有用的情況下添加新的事件和任務。

在安排任何新事件或任務之前考慮其目的。這樣，您的日歷上就不會有浪費時間的活動。例如，在同意會面之前考慮您的目標。制定一個概述會議目的、持續時間和地點的議程也很重要。制定一個概述會議目的、持續時間和地點的議程也很重要。

15.什么都不安排。

一般來說，在白天，你應該把所有需要做的事情都安排在你的日歷上。但是，您也應該屏蔽掉沒有任何計劃的時間。

LinkedIn的首席執行官Jeff Weiner每天安排90分鐘到2小時的緩沖時間。Weiner通常以30或60分鐘為一組記錄它們。他安排了一個什么都不做的時間，而不僅僅是預約。他利用這些時間段思考未來、了解行業新聞、散步或喘口氣。

理查德·布蘭森(Richard Branson)使用了類似的方法。“打開你的日歷并安排時間——只是為了夢想。把它寫在你的日記里，就像你會開會一樣，”布蘭森在2017年的一篇博文中寫道。“太多的人在做事時感到壓力重重，從不花時間思考和感受?；ㄎ宸昼?、一個小時、一天，甚至一個假期。如果你騰出一些時間來自由思考，你將能夠更容易地看到更大的圖景。”

沃倫·巴菲特(Warren Buffett)是另一個將日歷留空的成功人士。這個想法非常有效，以至于比爾·蓋茨(Bill Gates)采納了它。蓋茨在2017年與巴菲特的一次談話中說：“你知道，我每一分鐘都擠滿了人，我認為這是你做事的唯一方式。”作為對巴菲特的回應，蓋茨意識到他的日歷需要更多空白。

“你控制你的時間，”蓋茨說。“坐下來思考可能比普通CEO更重要，那里有所有這些要求，你覺得你需要去見所有這些人。你把每一分鐘都填滿了你的日程安排，這并不能代表你的認真程度。”

甚至有證據表明，當您的思想放松且不專心時，您會更有創造力。如果你的思想是自由的，你可能會在淋浴或走路時有那些“啊哈”的時刻。通過這樣做，你可以想出新的想法。