如何改善內部團隊溝通

內部團隊溝通的質量和一致性能夠使您的業務變得更好或更糟。通過更流暢、更清晰的交互形式，您的團隊成員將更有效地協作并提高整體生產力。隨著時間、措辭和清晰度的失誤，您的整個操作可能會崩潰。

那么，您可以采取哪些措施來改善內部團隊溝通呢？

診斷潛在問題

您應該做的第一件事是花點時間診斷潛在問題。

您是否注意到您的組織中出現任何可以追溯到溝通效率低下的問題？是否存在因特定類型的通信問題而下降的可衡量指標？如果是這樣，這是您對困擾您的任何問題應用特定修復的機會。

例如，如果您注意到客戶流失率增加，這可能表明您的客戶服務代理不清楚他們的職責，或者他們沒有以適當的方式處理客戶支持通信。

重新審視你的腳本、SOP、團隊會議協議和其他客戶服務部門的內部溝通可能有助于緩解這個問題。

建立強有力的領導者

無論是有意識的、無意識的還是兩者兼而有之，人們都傾向于模仿領導者的風格和方法。

因此，在整個組織中建立強有力的領導力以設定有效溝通的標準是值得的。如果您的領導者始終如一地進行溝通，并且他們以清晰、簡潔的方式進行溝通，他們將為您的所有其他員工樹立一個強有力的榜樣。

有兩種方法可以在這里為您提供幫助。

• 首先，在考慮晉升和招聘新的領導候選人時，您可以優先考慮有效的溝通者。如果有人始終如一地提供清晰和集中的信息，那么他們應該比效率較低的對手更有機會進入領導職位。
• 其次，您可以為現有的領導者提供更多的培訓和教育。溝通課程和研討會，以及刻意練習，幾乎可以將任何人變成有效的溝通者。

創建多個溝通渠道（并適當使用它們）

利用許多不同的溝通渠道。不同的溝通渠道提供不同的優勢和劣勢，并且可以在不同的環境中使用以更好地溝通。

如果您的員工可以使用所有這些工具，并且他們知道如何充分利用每一種工具，那么您的內部溝通將會更加強大。

數字標牌

在數字標牌軟件的幫助下，您幾乎可以顯示您想要的任何類型的視覺或文本 - 您可以在數字標牌上的各種不同信息之間進行輪換。在整個辦公室，您的屏幕可以提供一致的提醒、當前狀況的建議、說明、更新等。這是一種讓工作場所中的每個人都在同一頁面上的簡單方法。

電子郵件

電子郵件是最常見的工作場所交流形式之一，因為它是永久性的、即時的和書面的。但是，它不是進行持續對話的最佳平臺，也不是表達復雜想法的理想平臺。

聊天

聊天平臺可以輕松提出快速問題并享受互惠對話，但它們也可能會分散注意力。沒有人愿意整天被拉到聊天中，但是當您充分使用它時，這是一種有效的交流工具。

電話/視頻會議

電話和視頻會議有利于協調許多不同的人并進行復雜的對話。但是，它們往往很耗時，如果參與者太多，它們很快就會脫軌。應謹慎使用它們并有意使用它們。

社交媒體

甚至社交媒體也在您的內部溝通策略中占有一席之地。如果使用得當，它可以促進員工之間更緊密的聯系，并提供一種非正式、簡單的聯系方式。

為項目和任務管理創建一致的工作流

人們應該如何就高級項目和低級任務進行交流？

例如，有沒有可以用來描述項目的模板？誰負責就項目細節進行溝通？當員工完成一項任務時，他們應該提供哪些關于任務完成的信息？

如果您沒有明確的項目和任務管理工作流程和協議，很快就會變得混亂，因為每個人都會為團隊帶來自己的風格和方法。

努力實現每個人都可以遵循的一致流程。

入職并培訓您的新員工

入職和培訓是向員工傳授有效內部溝通基礎知識的重要機會。

設定他們應該何時以及如何溝通的期望，并考慮為任何似乎陷入困境的新員工提供額外的教育和培訓。

利用團隊建設活動

團隊建設活動是提高員工之間溝通技巧的絕佳機會。

在這些活動中，員工通常要承擔某種競爭或協作挑戰，需要他們相互溝通才能取得成功。這是一種很好的溝通實踐，可以揭示關鍵弱點。也許最重要的是，它讓您的員工有機會相互聯系并更好地了解彼此。

采用更多視覺形式的交流

掌握書面語言總是有益的，但大多數人更喜歡視覺形式的交流。

視覺形式的交流更快、更容易理解，并且在大多數情況下更直觀。在圖表中直觀地查看數據比讓某人向您喋喋不休地說出一堆數字要順暢得多。

您可以通過采用更直觀的溝通方式來改善工作場所的內部溝通。照片、插圖、圖表，甚至面部表情和肢體語言等簡單的東西都可以幫助傳達你的觀點。

尋找輔導和教學機會

默認情況下，并非所有員工都會成為強大的溝通者。這完全沒問題。

如果有正確的指導和練習，任何人都可以成為更好的溝通者。當您發現團隊成員落后或在溝通的特定方面遇到困難時，請將他們拉到一邊，并將其視為輔導或教學機會。具體來說，這個人做錯了什么？他們可以采取哪些措施來使其變得更好？

認識到個人的優勢和劣勢

同樣重要的是要認識到良好的溝通并不是一個客觀的通用標準。不同的人以不同的方式交流，這是完全可以接受的。

掌握書面文字的人可能會在積極的對話中遇到困難，而流利、雄辯的對話者可能不擅長輸入連貫的電子郵件。

作為溝通領導者，你的部分工作就是認識到這些個人的優勢和劣勢，并迎合他們。讓人們處于允許他們盡可能有效地使用他們獨特的溝通技巧的位置——并嘗試幫助這些人學習如何彌補他們的弱點。

不要壓倒你的員工

避免員工過度工作或超負荷工作很重要。

本指南中有許多策略和工具可用于幫助您的員工成為更好的溝通者。然而，如果你用新的溝通要求轟炸他們，并讓他們超負荷地接受培訓，它可能不會堅持下去。

更好的內部溝通是隨著時間的推移而發展起來的，所以采取嬰兒步驟和更迭代、更寬容的方法是一個好主意。

收集反饋

在各個級別，考慮從您的員工和團隊領導那里收集反饋。

他們在哪些方面對內部溝通感到滿意？哪些類型的內部溝通是投訴的常見目標？通過這種方式，您可以更好地了解組織的內部溝通“脈搏”——您可以在溝通改進策略中變得更有針對性。

有了這些策略和足夠的耐心，您應該能夠看到內部團隊溝通的清晰度和效率穩步提高。一旦你有一個堅實的基礎，更好的內部溝通可能會自我延續。良好的溝通基礎將融入您的公司文化。這使得保持一致和加入新團隊成員變得更加容易。

這并不意味著您可以停止關注內部溝通——但您可以花一點時間來慶祝勝利。